در تمام شرکتها و سازمان ها همیشه نیازمند به خرید ملزومات اداری و پرداخت هزینه‌هایی است که باید در سریعترین زمان و به صورت علی‌الحساب پرداخت شود، برای این امر در شرکتها حسابی به نام حساب تنخواه گردان تشکیل می شود و شخصی مسئولیت تنخواه گردان را به عهده می گیرد که به وی تنخواه دار كه معمولا مسئول خريد است می گویند.
حساب تنخواه گردان
ثبت حسابها در واحد حسابداری پروسه ای زمان بر است که نیازمند صرف زمان و ثبت صحیح حسابها است. به همین جهت؛ حساب تنخواه گردان جهت جلوگیری از ازدیاد کارهای اداری، حسابداری و تسریع امور ایجاد می شود.
تعریف تنخواه گردان
ماهیت تنخواه گردان به این صورت است که؛ مبلغی که از قبل تعیین شده و به صورت ثابت برای حساب تنخواه در نظر گرفته می شود که معمولا به صورت نقد یا در بانک موجود است. اختیار حساب و وجوه نقد در دست شخص تنخواه گردان می باشد. برای زمانی که خریدهای شرکت و هزینه‌ها از محل حساب تنخواه پرداخت می شود، مسئول تنخواه گردان با ارائه صورت خلاصه هزینه‌ها به واحد حسابداری و مالی حساب تنخواه گردان مجددا شارژ می شود.
دستورالعمل تنخواه گردان
تنخواه گردان برای پرداختهای ضروری و جزئی شرکت از قبیل: هزینه قبوض، ملزومات اداری، خریدهای جزئی شرکت، هزینه های پذیرایی برای مهمانان، پول پارکینگ، کرایه تاکسی کارکنان، تعمیرات جزئی و مسائلی از این قبیل است. البته تمام این ضروریات در قالب چارچوبی از جانب واحد مالی و یا مدیریت مشخص می شود. مبلغی به صورت ماهانه و یا هفتگی برای این مخارج محاسبه و به حساب تنخواه واریز می شود.
نحوه ثبت عملیات تنخواه گردان در روش ثابت
در روش ثابت یکبار تنخواه گردان در حسابها ثبت می شود و ثبت حسابداری تنخواه گردان به این گونه است:
با مبلغ ثابتی تنخواه گردان افزایش می یابد و حساب بانک بستانکار می شود.
شرح سند بدهکار بستانکار
تنخواه‌گردان ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
حساب بانکی ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
اگر در دوره های مالی بعد قصد افزایش تنخواه گردان را داشته باشند، ثبت حساب تنخواه گردان به این صورت است که:
به میزان افزایش مبلغ تنخواه گردان حساب تنخواه گردان بدهکار و حساب بانک بستانکار می شود.
و اگر تصمیم بر کاهش تنخواه گردان باشد، مبلغ حساب تنخواه گردان بستانکار شده و حساب بانک بدهکار می شود.
حساب تنخواه گردان با مبلغ متغیر
در زمانهایی نیز حساب تنخواه گردان به صورت متغیر شارژ می شود، که بنا به نیاز شرکتها و یا پروژه های پیمانکاری که دوره های کاری ثابتی برای آنها نمی توان در نظر گرفت، از این روش بیشتر استفاده می کنند.
حساب تنخواه گردان
نحوه ثبت عملیات مالی حساب تنخواه گردان در دفاتر مالی در روش متغیر
در روش متغیر نیز ثبت سند تنخواه گردان همانند روش ثابت به این شکل است :
شرح سند بدهکار بستانکار
تنخواه‌گردان ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
حساب بانکی ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
انواع تنخواه دار
تنخواه دار شخصی است که مسئولیت حساب تنخواه گردان را به عهده دارد و بنا به نیاز شرکتها کار را انجام می دهد. تنخواه داری که خود مسئول خرید شرکت و پرداخت هزینه‌ها است و به نوعی مامور خرید و یا کارپرداز شرکت محسوب می شود.
پرداخت تنخواه گردانی به دو روش انجام می گیرد که عبارتند از:
پرداخت موقت
که در این روش در صورت انجام هزینه‌ها و پرداخت وجه، تنخواه دار تنها برگ پرداخت نقدی را صادر می کند و ثبتی در حسابها و دفاتر صورت نمی‌گیرد.
پرداخت قطعی
که در این روش در ازای ارائه مدارک، پرداخت انجام شده و ثبت حسابداری تنخواه گردان نیز همزمان انجام می شود .
